Formal — to staff
Hotel · Room · Maintenance
You
すみません、503号室なのですが、エアコンの調子が悪いようなので見ていただけますか？
すみません、ごひゃくさんごうしつなのですが、エアコンのちょうしがわるいようなのでみていただけますか？
Excuse me, I'm in room 503, and the air conditioner seems to be malfunctioning. Could someone take a look?
Romaji: Sumimasen, gohyaku-san-gōshitsu na no desu ga, eakon no chōshi ga warui yō na node mite itadakemasu ka? / Reply Romaji: Mōshiwake gozaimasen. Sugu kakari no mono o mukawasemasu. Osoreirimasu ga, oheya de omachi itadakemasu deshō ka?
Reply
申し訳ございません。すぐ係の者を向かわせます。恐れ入りますが、お部屋でお待ちいただけますでしょうか？
もうしわけございません。すぐかかりのものをむかわせます。おそれいりますが、おへやでおまちいただけますでしょうか？
We apologize. We'll send a staff member immediately. We're sorry to trouble you, but could you please wait in your room?
Gesture & etiquette
Point to yourself for 'room 503' if on the phone, or make a gesture of 'checking' if speaking in person.
Do not try to fix it yourself. Do not complain loudly. State the problem calmly.