Polite to Colleague
Workplace · Meeting
皆さんにご共有させていただきます。〇〇について変更がございましたので、ご確認いただければ幸いです。 — I'd like to share something with everyone. There has been a change regarding [matter], so I'd appreciate if you could take note. (Workplace · Meeting, Polite to Colleague, JLPT N3)
You
皆さんにご共有させていただきます。〇〇について変更がございましたので、ご確認いただければ幸いです。
みなさんにごきょうゆうさせていただきます。〇〇についてへんこうがございましたので、ごかくにんいただければさいわいです。
I'd like to share something with everyone. There has been a change regarding [matter], so I'd appreciate if you could take note.
Romaji: Minasan ni gokyouyuu sasete itadakimasu. [Matter] ni tsuite henkou ga gozaimashita node, gokakunin itadakereba saiwai desu. / Reply Romaji: Wakarimashita. Shiryou wa arimasu ka?
Reply
わかりました。資料はありますか？
わかりました。しりょうはありますか？
Understood. Are there any materials?
Gesture & etiquette
If announcing a change in a meeting, prepare a brief summary document to hand out; speak at a measured pace and make eye contact with the room; thank people for their attention at the end.
ご共有させていただく' (gokyouyuu sasete itadaku) is the standard polite verb for sharing information in Japanese workplaces; 'ければ幸いです' softens the directive into a polite request, which is more appropriate with colleagues than commanding language.