Formal to Superior
Workplace · Reporting
一身上の都合により、〇月末日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。 — Due to personal circumstances, I hereby request to resign as of the end of XX month. (Workplace · Reporting, Formal to Superior, JLPT N2)
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一身上の都合により、〇月末日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
いっしんじょうのつごうにより、〇がつまつじつをもってたいしょくいたしたく、ここにおねがいもうしあげます。
Due to personal circumstances, I hereby request to resign as of the end of XX month.
Romaji: Isshinjou no tsugou ni yori, XX-gatsu matsujitsu wo motte taishoku itashitaku, koko ni onegai moushiagemasu. / Reply Romaji: Jijou wa wakarimashita. Hikitsugi keikaku wo hayame ni kyouyuu shite kudasai.
Reply
事情はわかりました。引継ぎ計画を早めに共有してください。
じじょうはわかりました。ひきつぎけいかくをはやめにきょうゆうしてください。
I understand. Please share your handover plan early.
Gesture & etiquette
Hand the printed 退職届 (sealed in a plain white envelope labeled '退職届' on the front) directly to the manager with both hands. Deep bow (30°). Stay standing unless invited to sit. Steady tone — never apologetic body language.
退職届 (resignation letter) is delivered formally, typically 1-3 months ahead per company policy + minimum 14 days per Japanese labor law. '一身上の都合' (personal circumstances) is the standard reason — never give detailed reasons in the letter even if asked. Hand directly to your manager first (never email first, never go to HR before your manager). Handover documents expected within 2-4 weeks.