Formal to Client
Workplace · Phone
ただいま席を外しております。折り返しご連絡させていただきますがよろしいでしょうか。 — They have stepped away from their desk. May we have them call you back? (Workplace · Phone, Formal to Client, JLPT N4)
You
ただいま席を外しております。折り返しご連絡させていただきますがよろしいでしょうか。
ただいませきをはずしております。おりかえしごれんらくさせていただきますがよろしいでしょうか。
They have stepped away from their desk. May we have them call you back?
Romaji: Tadaima seki o hazushite orimasu. Orikaeshi gorenraku sasete itadakimasu ga yoroshii deshou ka. / Reply Romaji: Hai, onegai itashimasu. [Name] to moushimasu.
Reply
はい、お願いいたします。○○と申します。
はい、おねがいいたします。○○ともうします。
Yes, please. My name is [name].
Gesture & etiquette
(Phone) Write down the caller's name, company, and phone number as you speak. Confirm by reading back: 'Onamae wa [name]-sama de yoroshii deshou ka?' Thank the caller and close with 'Shitsurei itashimasu.'
Never say someone is 'not here' (imasen) — this can imply they are avoiding the call. 'Seki o hazushite orimasu' (stepped away from the desk) is the standard polite phrase. Always confirm the caller's name and number before ending the call.