Formal to Client
Workplace · Phone
You
ただいま確認いたします。折り返しお電話してもよろしいでしょうか？
ただいまかくにんいたします。おりかえしおでんわしてもよろしいでしょうか？
Let me check on that. Would it be alright if I called you back?
Romaji: Tadaima kakunin itashimasu. Orikaeshi o-denwa shite mo yoroshii deshō ka? / Reply Romaji: Hai, yoroshiku onegai shimasu.
Reply
はい、よろしくお願いします。
はい、よろしくおねがいします。
Yes, please do.
Gesture & etiquette
Note down the caller's name and number before ending the call. Ask for a preferred callback time: '何時頃がよろしいでしょうか？' (Around what time would be convenient?). Confirm: '○時頃にお電話いたします' (I'll call around ○ o'clock).
折り返し' means 'return call' — always used for calling back promptly. Ask for a preferred call-back time if unclear. When you call back, open with: 'お待たせいたしました。先ほどのご件について...' (Thank you for waiting. Regarding the matter from earlier...). Always call back within the promised timeframe.