Formal to Client
Workplace · Phone
誠に申し上げにくいのですが、諸般の事情により、来月末をもちましてお取引を停止させていただくこととなりました。 — I sincerely regret to say this, but due to various circumstances, we have decided to discontinue our business relationship at the end of next month. (Workplace · Phone, Formal to Client, JLPT N2)
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誠に申し上げにくいのですが、諸般の事情により、来月末をもちましてお取引を停止させていただくこととなりました。
まことにもうしあげにくいのですが、しょはんのじじょうにより、らいげつまつをもちましておとりひきをていしさせていただくこととなりました。
I sincerely regret to say this, but due to various circumstances, we have decided to discontinue our business relationship at the end of next month.
Romaji: Makoto ni moushiagenikui no desu ga, shohan no jijou ni yori, raigetsu-matsu wo mochimashite otorihiki wo teishi sasete itadaku koto to narimashita.
Reply
そうですか…。承知いたしました。いきさつをお伺いしてもよろしいですか。
そうですか…。しょうちいたしました。いきさつをおうかがいしてもよろしいですか。
I see... Understood. May I ask the background?
Gesture & etiquette
On phone or in-person. Speak with measured, grave tone—neither apologetic to the point of inviting reversal, nor cold. If asked for specifics, deflect politely: 「諸般の事情としか申し上げられず恐縮ですが」. Have legal/formal letter ready to send immediately after the call.
Termination of business relationship notification. 「申し上げにくい」 acknowledges the difficulty of the message. 「諸般の事情により」 (various circumstances) avoids specifics that could invite negotiation/argument. 「お取引を停止」 is direct but softened by 「させていただく」. Always communicate verbally first (phone or in-person), then send formal letter. Allow transition period.