Formal — to staff
Ryokan · Traditional · Inn
You
お布団を敷いていただくのは、何時頃がよろしいでしょうか？外出のタイミングなど、ご希望があれば教えてください。
おふとんをしいっていただくのは、なんじごろがよろしいでしょうか？がいしゅつのたいみんぐなど、ごきぼうがあればおしえてください。
What time would be best for you to lay out the futons? Please let me know if you have a preferred timing, like when we are out.
Romaji: Ofuton o shiite itadaku no wa, nanji goro ga yoroshii deshō ka? Gaishutsu no taimingu nado, gokibō ga areba oshiete kudasai. / Reply Romaji: Daitai, minasama ga yūshoku de heya o otachi ni natta koro ni shikasete itadaiteorimasu. Moshi gokibō no jikan ga areba, omōshitsuke kudasai.
Reply
大体、皆様が夕食で部屋をお発ちになった頃に敷かせていただいております。もしご希望の時間があれば、お申し付けください。
だいたい、みなさまがゆうしょくでへやをおたちになったころにしからせていただいております。もしごきぼうのじかんがあれば、おもうしつけください。
Generally, we lay them out around the time guests leave their rooms for dinner. Please let us know if you have a preferred time.
Gesture & etiquette
Polite slight bow, open hand gesture.
It is considered rude to be in the room when staff are setting up futons unless specifically requested or if there's no other option. Asking proactively helps avoid awkwardness.