Formal — to staff
Shinkansen · Train
You
すみません、失礼します。こちらの席、私の予約している席なのですが、もしかして席を間違えていらっしゃいますか？
すみません、しつれいします。こちらのせき、わたしのよやくしているせきなのですが、もしかしてせきをまちがえていらっしゃいますか？
Excuse me, if you don't mind. This seat is the one I reserved. Could it be that you've made a mistake with your seat?
Romaji: Sumimasen, shitsurei shimasu. Kochira no seki, watashi no yoyaku shite iru seki na no desu ga, moshikashite seki o machigaete irasshaimasu ka? / Reply Romaji: Ara, sumimasen! Watashi no kippu wa C-seki nanoni B-seki ni suwatte imashita. Go-meiwaku o okake shimashita.
Reply
あら、すみません！私の切符はC席なのにB席に座っていました。ご迷惑をおかけしました。
あら、すみません！わたしのきっぷはしーせきなのにびーせきにすわっていました。ごめいわくをおかけしました。
Oh, I'm sorry! My ticket is for seat C, but I was sitting in seat B. I apologize for the inconvenience.
Gesture & etiquette
Point to your ticket and then to the seat. Slight bow.
Be polite and calm. Do not accuse directly. Always check your ticket and seat number first. If the person refuses to move or becomes difficult, discreetly find a conductor.