Formal to Client
Workplace · Email
誠に勝手ながら、本サービスは三月三十一日をもちまして終了させていただきます。長年のご愛顧、心より感謝申し上げます。 — We regret to inform you that this service will end on March 31st. We sincerely thank you for your long-standing patronage. (Workplace · Email, Formal to Client, JLPT N2)
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誠に勝手ながら、本サービスは三月三十一日をもちまして終了させていただきます。長年のご愛顧、心より感謝申し上げます。
まことにかってながら、ほんサービスはさんがつさんじゅういちにちをもちましてしゅうりょうさせていただきます。ながねんのごあいこう、こころよりかんしゃもうしあげます。
We regret to inform you that this service will end on March 31st. We sincerely thank you for your long-standing patronage.
Romaji: Makoto ni katte nagara, hon-saabisu wa sangatsu sanjuuichi-nichi wo mochimashite shuuryou sasete itadakimasu. Naganen no goaikou, kokoro yori kansha moushiagemasu. / Reply Romaji: Goannai itadaki arigatou gozaimasu. Zannen desu ga, shouchi itashimashita.
Reply
ご案内いただきありがとうございます。残念ですが、承知いたしました。
ごあんないいただきありがとうございます。ざんねんですが、しょうちいたしました。
Thank you for informing us. We're disappointed, but understood.
Gesture & etiquette
Written email. If clients call to express disappointment, listen fully before responding, avoid defensive language, and offer concrete next steps (refund process, data export, alternative services). Never blame internal restructuring openly.
Service shutdown announcement. 「誠に勝手ながら」 (truly arbitrary of us) is the standard apologetic opener for one-sided business decisions. 「~をもちまして」 specifies a clean end date. 「長年のご愛顧、心より感謝申し上げます」 thanks customers for past patronage—essential closing. Send at least 3 months in advance for paid services.