Formal to Client
Workplace · Email
来年度の契約更新につきまして、ご相談させていただきたく、お時間頂戴できればと存じます。 — Regarding next year's contract renewal, I'd like to consult with you—could you spare some time? (Workplace · Email, Formal to Client, JLPT N3)
You
来年度の契約更新につきまして、ご相談させていただきたく、お時間頂戴できればと存じます。
らいねんどのけいやくこうしんにつきまして、ごそうだんさせていただきたく、おじかんちょうだいできればとぞんじます。
Regarding next year's contract renewal, I'd like to consult with you—could you spare some time?
Romaji: Rainendo no keiyaku koushin ni tsukimashite, gosoudan sasete itadakitaku, ojikan choudai dekireba to zonjimasu. / Reply Romaji: Shouchi itashimashita. Raishuu nara aiteimasu.
Reply
承知いたしました。来週なら空いています。
しょうちいたしました。らいしゅうならあいています。
Understood. I'm available next week.
Gesture & etiquette
Email/letter. If in-person meeting, bring printed contract draft with annotations on proposed changes. Sit upright, hold document with both hands when presenting. Use highlighter on key changed sections. Allow them to make notes.
Annual contract renewal opener. Initiate 2-3 months before expiration. 「ご相談させていただきたく」 frames the discussion as collaborative, not transactional. Prepare: renewal terms (any changes from last year), volume/pricing adjustments, new clauses, performance review. Allow time for their legal review.